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DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA REPÚBLICA T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio Nro. 1054 7 de febrero, 2011 DFOE-SAF-0088 MBA German Picado García Director Administrativo INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD (INCIENSA) Estimado señor: Asunto: Prevención de criterio de conformidad con la Circular N° CO-529 “Circular sobre la atención de consultas dirigidas a la Contraloría General de la República”, publicada en La Gaceta Nº 107 del 05 de junio del 2000. Me refiero a su oficio DA-003-11 del 11 de enero del 2011, por el cual nos solicita autorizar el reconocimiento de parqueo a funcionarios que asisten a reuniones con vehículos propios o del pago de taxis. Al respecto, es menester indicarle que de conformidad con la Circular N° CO-529 “Circular sobre la atención de consultas dirigidas a la Contraloría General de la República”, publicada en La Gaceta Nº 107 del 05 de junio del 2000, inciso 3: “Toda consulta debe presentarse por escrito, debidamente firmada por el jerarca del ente u órgano consultante, con una detallada explicación sobre los aspectos que ofrecen duda y que originan la gestión. Deberá acompañarse del dictamen de la unidad especializada del órgano o ente consultante, en la materia de que se trate, salvo que se demuestre fehacientemente que no es posible cumplir con este requisito”. En vista de que se constató que la consulta presentada no cumple con los requisitos antes apuntados, consulta firmada por el jerarca y dictamen especializado, se hace la prevención respectiva para su presentación. De conformidad con el artículo 264 de la Ley General de la Administración Pública, de aplicación supletoria, “...aquellos trámites que deba ...

PAGE 5 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio No. 14409 10 de octubre de 2006 DAGJ-1653-2006 Ingeniero Alexis Vásquez Morera Director Ejecutivo Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria (INTA) Estimado señor: Asunto: Solicitud de Aprobación de proyecto de Reglamento para pago de Kilometraje. Se refiere este Despacho a su oficio DE-INTA 176-06, de fecha 11 de mayo de 2006, recibido el día 12 de mayo del mismo año en esta Contraloría General, en el cual dispone someter nuevamente al trámite de aprobación por parte de este Órgano Contralor, el proyecto de Reglamento para el pago de kilometraje a funcionarios del INTA que utilicen sus vehículos en gestiones oficiales institucionales. Indica que remite el documento de cita, con inclusión de las observaciones realizadas por esta Contraloría General por oficios No. 12849 del 10 de noviembre de 2003 y 11088 del 07 de setiembre del 2005, continúa indicando que aporta el detalle de los vehículos modelos y distribución de funcionarios por puestos, donde se aprecia la vida útil (tiempo de uso de los vehículos) y la cantidad de profesionales y técnicos que atienden labores de campo acorde con la estructura organizacional y el objetivo de la Ley No. 8149, artículo 2 y su Reglamento, sobre este último aspecto cabe indicar que se omite la presentación del detalle dispuesto a pesar de indicarlo el solicitante. Criterio del Despacho. I.- SOBRE LOS ATECEDENTES DEL CASO BAJO ESTUDIO Antes de entrar analizar el caso expuesto, resulta necesario retomar lo dispuesto por esta Contraloría General, en el sentido que efectivamente, al ser el Instituto consultante una entidad de derecho público, consecuentemente, se encuentra sujeto a la fiscalización de este Órgano Contralor, lo que motiva la aprobación previa a su aplicación del denominado “Reglamento para el uso de vehículos propiedad de funcionarios del INTA en gestiones ...

1 6 DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JURIDICA Al contestar refiérase al oficio N° 10433 26 de julio de 2006 DAGJ-1246-2006 Señor Luis Diego Morales Matamoros Presidente COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Estimado señor: Asunto: Reglamento de pago de kilometraje a funcionarios contratados con recursos del Fondo Nacional de Emergencias para atender situaciones de emergencia. Damos respuesta a su oficio PRE-437-2006 de fecha 04 de abril del año en curso, mediante el cual remite a este Órgano Contralor para efectos de aprobación el “Reglamento de pago de kilometraje a funcionarios contratados con recursos del Fondo Nacional de Emergencias para atender situaciones de emergencia”, el cual según nos indica, fue aprobado por la Junta Directiva de la Comisión en Sesión Extraordinaria No. 02-2006, Acuerdo No. 120-06, sin indicación de fecha. Sobre el particular y una vez analizado el texto del reglamento que nos envía, se han determinado una serie de deficiencias que nos llevan a denegar, en el presente estado, la aprobación requerida, conforme con los aspectos que a continuación se mencionan. 1. Sobre la normativa que regula la procedencia de la aplicación del sistema: El artículo 79.8 del Reglamento General de la Contratación Administrativa, contempla aquellos supuestos en los cuales las entidades públicas pueden tomar en arrendamiento vehículos de sus propios funcionarios, regulando tal supuesto como figura excluida de los procedimientos ordinarios de contratación. Dispone en lo conducente la norma en cuestión: “79.- Actividades por naturaleza y circunstancias no sujetas a concurso público (...) 79.8. El arrendamiento de los vehículos de los funcionarios de la Administración, cuando para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse, y resulte más económico y razonable, que se pague un precio por la utilización de dichos vehículos. Para que opere esta modalidad de contratación, es necesario que exista un sistema de ...

1 2 Lic. William Pérez Quirós 19 de junio, 2006 DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JURIDICA Al contestar refiérase al oficio N° 08403 21 de junio de 2006 DAGJ-1019-2006 Licenciado William Pérez Quirós Director Ejecutivo a.i. Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur Estimado señor: Asunto: Denegatoria a la solicitud de autorización del Reglamento para el pago de Kilometraje a Funcionarios de JUDESUR cuyo vehículo se use en funciones propias del cargo. Se da atiende su oficio No. DEJ-O-0160-2005, mediante el cual solicita revisión y posterior aprobación del Reglamento para el pago de kilometraje a funcionarios de JUDESUR cuyo vehículo se use en funciones propias del cargo. Al respecto, es importante señalar que esta es la tercera oportunidad en la que se remite una gestión de esta naturaleza para autorización de este órgano contralor sin que a la fecha se hayan cumplido a cabalidad los requerimientos indicados en los oficios N° 7099 del 12 de junio del 2002 y N° 5814 del 09 de setiembre de 2005. Precisamente en ese último oficio se les había señalado lo siguiente: “Así las cosas, corresponde a este Órgano autorizar la aplicación del sistema de arrendamiento de los vehículos de funcionarios de esa entidad, no así únicamente la reglamentación del mismo. Por tal motivo, lo que debe remitirse a este Órgano Contralor a efecto de ser autorizado, es además de susodicho Reglamento un estudio minucioso donde se justifique plenamente la necesidad de utilizar dicho sistema en esa Administración, aspecto que ya había sido señalado a esa entidad mediante nuestro Oficio No. 7099 de 18 de junio del 2002 Así las cosas, devolvemos su solicitud sin trámite alguno, indicándole que una vez atendida nuestra observación, gustosos analizaremos una futura gestión de esa Junta en forma expedita.” Sin embargo, revisada la documentación que acompaña su oficio, nuevamente se omite la remisión de los estudios que justi ...

1 2 Sr. Mauricio Rojas D. 19 de junio de 2006 DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JURIDICA Al contestar refiérase al oficio N° 08400 21 de junio de 2006 DAGJ-1018-2006 Señor Mauricio Rojas D. Gerente BCR Pensiones- Operadora de Planes de Pensiones Complementarias S.A. Estimado señor: Asunto: Autorización del Reglamento para pago de Kilometraje a los funcionarios de BCR Pensiones S.A. Se da respuesta a su oficio BCROPC-300-06 del 12 de mayo del 2006, mediante el cual solicita nuevamente la autorización de este órgano contralor del denominado “Reglamento para el pago de Kilometraje de los funcionarios de BCR PENSIONES S.A.”, de conformidad con lo establecido en el artículo 79.8 del Reglamento General de Contratación Administrativa. Cabe indicar que esta gestión ya había sido formulada anteriormente, no obstante la anterior Unidad de Autorizaciones y Aprobaciones de esta Contraloría General de la República mediante oficio N° 1288 del 27 de enero del presente año, había denegado autorizar esa reglamentación por no haberse acreditado suficientemente las razones por las cuales a BCR SAFI S.A. le resulta necesario contar con dicho sistema, el estudio técnico por medio del cual se demuestre el factor de economía que representará para esa Entidad y el sistema de pago de kilometraje con respecto al servicio de transporte a brindar con los vehículos de la propia Institución. Adicionalmente se realizaron las siguientes observaciones: · En relación con el numeral 16 del Reglamento y ante una nueva gestión, deberá indicarse a esta Unidad la norma habilitante que respalda el reconocimiento que se hace al pago de estacionamientos utilizados por sus funcionarios mientras ocupan sus vehículos. · Que se mejoraran los controles diseñados por la administración para verificar el cumplimiento de las disposiciones del reglamento presentado para aprobación. · Establecer la fecha en ...

1 3 DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JURIDICA Al contestar refiérase al oficio N° 08396 21 de junio de 2006 DAGJ-1015-2006 Señor Luis Echeverría Monturiol Presidente Consejo Directivo Programa Integral de Mercadeo Agropecuario (PIMA) Estimado señor: Asunto: Solicitud para pagar Kilometraje a un directivo del Consejo Directivo del Programa Integral de Mercadeo Agropecuario . Se da respuesta a su oficio SG-020-2006 del 17 de enero del año en curso,recibido en este órgano contralor el 16 de febrero, mediante el cual solicita una autorización para que ese Consejo Directivo pueda cancelar a un miembro de la Junta Directiva el kilometraje desde la Cooperativa asociada al PIMA que representa hasta las instalaciones de ese Programa, por considerar que la dieta que recibe la persona no incluye el transporte. NUESTRO CRITERIO. Analizada su consulta corresponde indicar que la posibilidad de que las entidades públicas tomen en arrendamiento servicios de transporte de funcionarios con vehículos propios, como figura excluida de los procedimientos ordinarios de contratación, se encuentra regulada en el artículo 79.8 del Reglamento General de la Contratación Administrativa, que en lo que interesa dispone: “79.- Actividades por naturaleza y circunstancias no sujetas a concurso público (...) 79.8. El arrendamiento de los vehículos de los funcionarios de la Administración, cuando para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse, y resulte más económico y razonable, que se pague un precio por la utilización de dichos vehículos. Para que opere esta modalidad de contratación, es necesario que exista un sistema de control interno eficiente que garantice el uso racional y apropiado y que mediante una reglamentación interna se establezca con precisión las condiciones de prestación. La aplicación de este sistema requiere de la autorización de la Contraloría General, la cual podrá ordenar su eliminación cuando considere que se ha hecho una utilización indebida del mi ...

PAGE 4 DIVISIÓN DE ASESORÍA Y GESTIÓN JURÍDICA Al contestar refiérase Al No. 07158 06 de junio, 2006 DAGJ-0925-2006 Señor Bruno Stagno Ugarte Ministro MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO Estimado señor: Asunto: Observaciones al proyecto de Reglamento de gastos de traslado de menaje de casa, pasajes y equipaje de los funcionarios del Servicio Exterior de la República. Nos referimos a los oficios números DG-171-06 y DM-149-06, ambos del 3 de abril del 2006, en los cuales se solicita la aprobación y posterior publicación del proyecto de “Reglamento de Gastos de Traslado de Menaje de Casa, Pasajes y Equipaje de los funcionarios del Servicio Exterior de la República”. Antes de responder a su solicitud, es necesario mencionar que para el análisis del referido proyecto de Reglamento se contó la colaboración del Área de Servicios Gubernamentales de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, además se procedió a revisar los informes de fiscalización relacionados con la materia que trata la propuesta. Así las cosas, una vez analizado el contenido de dicho proyecto, de conformidad con el artículo 27 del Estatuto del Servicio Exterior de la República, Ley No. 3530, del 5 de agosto de 1965, que atribuye a esta Contraloría General la potestad de emitir la regulación del reconocimiento y pago de los gastos por traslado de menaje de casa y del equipaje para los funcionarios del Servicio Exterior de la República y los integrantes del núcleo familiar y del servicio doméstico, comprendidos en los términos de las disposiciones pertinentes, se procede a realizar algunas observaciones, que por su orden se detallan a continuación: 1. Artículo 1.- AMBITO DE APLICACIÓN En cuanto a los alcances de la aplicación del citado reglamento, cuando se dice “...a favor de los funcionarios del Servicio Exterior de la República y otras personas sometidas...”, debe quedar claro quiénes son esos otros sujetos beneficiarios, aunque de la literalidad de ese numeral ...