División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área De Servicios Municipales PAGE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área De Servicios Municipales 7 Oficio N° 14528 Informe N° DFOE-SM-79-2007 10 de diciembre, 2007 INFORME N° DFOE-SM-79-2007 Al contestar refiérase al oficio No. 14528 10 de diciembre, 2007 FOE-SM-2278 Señora Heizell Castro Marín Secretaria Municipal MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS Puntarenas Señor Rafael Ángel Navarro Umaña Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS Puntarenas Estimada señora y señor: Asunto: Informe Nro. DFOE-SM-79-2007 sobre los resultados del estudio del presupuesto ordinario para el año 2008 de la Municipalidad de Coto Brus, el cual se aprueba por la suma de ¢301.029.187,36. Para que lo haga de conocimiento de los miembros del Concejo, se dé cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 99 del Código Municipal y para lo que compete al Alcalde de esa Municipalidad, se les informa que con fundamento en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 175 y 184 de la Constitución Política de la República, 18 de su Ley Orgánica Nro. 7428 y otras leyes conexas, se analizó el presupuesto ordinario de esa Municipalidad y su correspondiente plan operativo anual para el ejercicio económico 2008, aprobados por el Concejo, según consta en el acta de la sesión extraordinaria Nro 036-E-2007, celebrada el 22 de setiembre, remitidos con nota Nro. AM-EXT-141-2007 del 27 de setiembre de 2007, recibida el 27 del mismo mes y año; así como la documentación complementaria aportada como apoyo de tales documentos. El estudio se realizó de conformidad con la normativa jurídica aplicable según las circunstancias, con la normativa técnica que rige la materia ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales PAGE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales 2 Sr. Rafael A. Navarro Umaña 28 de noviembre, 2007 Al contestar refiérase al oficio No. 14013 28 de noviembre, 2007 FOE-SM-2173 Señor Rafael Ángel Navarro Umaña Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS Puntarenas Estimado señor: Asunto: Aprobación del presupuesto extraordinario Nro. 4-2007 de la Municipalidad de Coto Brus por un monto de ¢ 251.703.148,12. Con la aprobación de la Contraloría General de la República, se remite el presupuesto extraordinario Nro. 4-2007 de la Municipalidad de Coto Brus, documento que ingresó para su trámite el día 21 de noviembre de 2007. Sobre el particular se le indica lo siguiente: 1. Se aprueba entre otros el contenido presupuestario para hacer frente al aumento de salarios del segundo semestre del 2007. Lo anterior, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 100 del Código Municipal vigente y el índice de costo de vida determinado, en su oportunidad, por el Instituto Nacional de Estadística y Censos. 2. La ejecución de los saldos de los aportes del Consejo Nacional de la Persona Joven y de la Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur queda a responsabilidad de ese Gobierno Local, el cual deberá ajustarla estrictamente a los fines para los cuales fueron otorgados dichos recursos. 3. La suma de ¢18.000.000,00 incorporada en este documento como aporte del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) la deben reclasificar como una transferencia de capital del gobierno central, dado que mediante el Decreto Ejecutivo No. 34098-H publicado en La Gaceta No. 221, de fecha 16 de noviembre de 2007, se rebajó la transferencia a dicho Instituto que le daba sustento a este aporte y se incorporó como una transferencia del gobierno para esa Municipalidad. Esta reclasificación se debe reflejar en los registros de esa Municipalidad y en el Sis ...

PAGE 2 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 13246 8 de noviembre de 2007 DCA-3773 Señor: Rafael Ángel Navarro Umaña Alcalde Municipalidad de Coto Brus San Vito, Puntarenas Estimado señor: Asunto: Se otorga refrendo al contrato de compra de una compactadora nueva, contratación directa 2007LN-000002-01 suscrito entre la Municipalidad de Coto Brus y Maquinaria y Tractores Limitada. Damos respuesta a su oficio AM-EXT-143-2007 de 12 de octubre del 2007 recibido en esta División el día 17 mediante el cual remite para el trámite de refrendo el contrato de compra de una compactadora nueva, contratación directa 2007LN-000002-01 suscrito entre la Municipalidad de Coto Brus y Maquinaria y Tractores Limitada. Una vez efectuado el análisis correspondiente, se devuelve el documento de cita con el respectivo refrendo. Dicho refrendo, se otorga con vista en la certificación que acredita la existencia de contenido presupuestario para respaldar la contratación, emitida por Miriam Chacón Peraza, Tesorera Municipal. La razonabilidad del precio pactado, así como el cumplimiento de las condiciones técnicas requeridas queda a entera responsabilidad de esa Administración, en particular de conformidad con lo señalado en el oficio OFI 216-2007-UTGVM remitido a este Despacho el 6 de noviembre del 2007. Por otra parte le indicamos que en relación con la cláusula décimo octava el procedimiento corresponde a la resolución, para lo cual debe aplicarse el artículo 204 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y así queda entendido. En la cláusula décimo novena se señala que se aplicará el cartel de la licitación pública 001-2006, siendo que debe entenderse que es el de la licitación pública 002-2007. Asimismo debe la Administración verificar que el contratista se encuentre al día en el pago de las cuotas obrero patronales que correspondan y que la garantía de cumplimiento se mantenga vigente por todo el plazo señalado e ...

PAGE 3 DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JURIDICA Al contestar refiérase al oficio N° 12853 30 de octubre de 2007 DAGJ-1340-2007 Licenciada Maribel Cubillo Flores Directora Ejecutiva COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE COSTA RICA Estimada señora: Asunto: Solicitud de autorización para el nombramiento interino del auditor interno. Nos referimos a su oficio Nº CCP-DE-416-2007, del 12 de octubre de 2007, recibido en este órgano contralor el 16 de octubre siguiente, mediante el cual solicita, en virtud del acuerdo de Junta Directiva No. 603-2007 de la Sesión Ordinaria Nº 022-2007, la autorización para que el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica pueda nombrar interinamente a un Auditor Interno por un período de seis meses, mientras se aclara si se debe o no contar con un reglamento para el nombramiento indefinido. Sobre el particular, nos permitimos indicarle que el punto 4.1 de los “Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor interno, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos (L-1-2006-CO-DAGJ)”, publicado en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre de 2006, establece los requisitos que debe contener la solicitud de autorización para el nombramiento interino del auditor interno. Dispone en lo conducente dicho numeral: “4.1 Requisitos de la solicitud de autorización de nombramientos interinos. El documento mediante el cual se formula ante la Contraloría General de la República la solicitud de autorización de nombramiento interino de auditor o subauditor interno, deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) El oficio de solicitud deberá dirigirse al titular de la División de Asesoría y Gestión Jurídica de la Contraloría General de la República. b) La solicitud deberá estar debidamente motivada, sustentada en la actuación de la Administración y suscrita por el jerarca de la respectiva institución. En caso de que se trate de un órgano colegiado, deberá estar firmada por el funcionario que ostente ...

PAGE 3 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio No. 11117 21 de setiembre de 2007 DAGJ-1176-2007 Señora Deynis Pérez Arguedas Auditora Interna MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS Estimada señora: Asunto: Aprobación del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Coto Brus. Con la solicitud de que se haga de conocimiento del Concejo Municipal, se da respuesta a su oficio Nº MCB-SC-374-2007, del 01 de agosto del año en curso, mediante el cual remite nuevamente para aprobación de esta Contraloría General el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Coto Brus. Manifiesta en su nota de presentación que se corrigieron las observaciones realizadas por este despacho en el oficio Nº 06274 del 15 de junio pasado, en el cual se les devolvió inicialmente la propuesta de reglamento antes mencionado sin nuestra aprobación, por lo que remiten una propuesta de regulación corregida para que les sea aprobada. En ese sentido, aporta con su solicitud, certificación en la que dispone que el citado reglamento cumple con las Directrices Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público D-2-2006-CO-D-FOE-DAGJ y que el documento adjunto es copia fiel del reglamento aprobado por el Concejo Municipal, mediante oficio Nº MCB-SC-374-2007. Criterio del Despacho. I. Sobre la normativa aplicable para la aprobación de Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna. Particularmente, el artículo 23 de la Ley No.8292, Ley General de Control Interno, dispone lo siguiente: “Artículo 23. — Organización. La auditoría interna se organizará y funcionará conforme lo disponga el auditor interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio. Cada auditoría interna ...

DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 10805 18 de setiembre, 2007 DCA-3138 Señor Rafael Angel Navarro Umaña Alcalde Municipal Municipalidad de Coto Brus San Vito, Coto Brus Estimado señor: Asunto: Se archiva gestión de la Municipalidad de Coto Brus. Damos respuesta a su oficio AM-EXT-128-2007, recibido el 5 de setiembre de 2007, mediante el cual solicita el refrendo de este órgano contralor “para la Licitación Pública 002-2007, adquisición de compra de una compactadora completamente nueva”. Al respecto, en primer lugar, merece señalar que la solicitud de refrendo que se plantea ante esta Contraloría General, debe cumplir con una serie de requisitos para ser admitida. En ese sentido, el Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, publicado en La Gaceta 53 del 15 de marzo de 2006, que dispone: “Artículo 7°. Admisibilidad y requerimientos de información adicional. I. La solicitud de refrendo deberá cumplir con los siguientes requisitos de admisibilidad: a) Nota de remisión en la que se indique las partes y el objeto contractual, así como el procedimiento de concurso. b) Documento contractual original y una copia, debidamente firmado por las partes. En caso de que se trate de una modificación, debe aportarse además el contrato original. c) Certificación de contenido presupuestario por medio de la cual se indique la existencia de recursos económicos en el presupuesto de la institución y que se encuentran debidamente separados y disponibles para cubrir el gasto que la respectiva contratación demande. d) Garantía de cumplimiento vigente, cuando corresponda. e) Espacies fiscales de ley correspondiente o mención de la norma jurídica que exige su pago. f) Expediente administrativo, foliado y en orden cronológico, levantado con motivo de la celebración del negocio jurídico”. En el presente caso ...

PAGE 5 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 10156 31 de agosto, 2007 DCA-2976 Señor Rafael Ángel Navarro Umaña Alcalde Municipalidad de Coto Brus Puntarenas Estimado señor: Asunto: Se imprueba contrato establecido entre la Municipalidad de Coto Brus y la empresa Maquinaria y Tractores Ltda., cuyo objeto es la reparación de una niveladora CAT. 120-G (Contratación directa 001-2007). Nos referimos a su oficio AM-EXT-118-2007 del 06 de agosto del 2007, mediante el cual solicita la aprobación del contrato establecido entre la Municipalidad de Coto Brus y la empresa Maquinaria y Tractores Ltda., cuyo objeto es la reparación de niveladora CAT. 120-G (Contratación directa 001-2007). Una vez realizado el estudio de rigor, devolvemos el documento de mérito sin la aprobación solicitada, con fundamento en las siguientes observaciones: 1) Con el fin de obtener el refrendo solicitado, esa Municipalidad nos remite un expediente administrativo que para nuestra sorpresa carece de varios elementos indispensables señalados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento para el correcto desarrollo de los diferentes procesos contractuales allí regulados. Cabe indicar a manera de introducción, une aspecto de informalidad del expediente aportado, el cual ni siquiera se remitió foliado, regla mínima de presentación que deben cumplir todos los procesos contractuales que realizan las distintas instituciones públicas del país (artículo 11 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa), de la misma forma no se presenta una numeración de la contratación adecuada partiendo de las disposiciones que al respecto se hayan establecido por parte de esta Contraloría o el Ministerio de Hacienda (CompraRed o SIGAF). 2) A partir de lo anterior, diremos que tales errores y otros menores, pueden perfectamente corregirse dentro de una gestión de refrendo ante este Despacho siempre y cuando presenten aquellos requisitos mínimos ...

PAGE 5 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio No. 06274 15 de junio de 2007 DAGJ-0650-2007 Señora Deynis Pérez Arguedas Auditora Interna MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS Estimado señor: Asunto: Solicitud de aprobación al Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria Interna de la Municipalidad de Coto Brus. Se refiere este Despacho a su oficio Nº AI-158-2007, del 03 de mayo del presente año, recibido en esta Contraloría General de la República el 04 de mayo siguiente, mediante el cual solicita la aprobación del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria Interna de la Municipalidad de Coto Brus, de conformidad con el numeral 2.6 de la Resolución R-CO-93-2006, en la cual se emiten las Directrices Generales Relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público (D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ). Asimismo dentro de la documentación presentada, se adjunta el oficio Nº MCB-SC-219-2007, del 02 de mayo de los corrientes, por medio del cual el Concejo Municipal de Coto Brus acuerda aprobar el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Coto Brus. Del mismo modo se adjuntan dos certificaciones, una de ellas emitida por la Secretaria del Concejo Municipal en donde se hace constar que la copia del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Coto Brus, que se adjunta es copia fiel del original aprobado por el Concejo Municipal, y en otra certificación emitida por el Auditor Interno, certifica que el Reglamento que nos ocupa cumple con lo establecido en las Directrices Generales Relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público (D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ). Criterio del Despacho. I. Sobre la normativa aplicable para la aprobación de Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna. La presen ...

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA Área de Servicios Municipales DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA Área de Servicios Municipales Sra. Deynis Pérez A. -3- 20 de abril, 2007 Al contestar refiérase al oficio No. 03989 20 de abril, 2007 FOE-SM-0695 Señora Deynis Pérez Arguedas Auditora Municipal MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS Puntarenas Estimada señora: Asunto: Se atiende el oficio No. AI-93-2007 en el que consulta sobre el pago de viáticos. Se atiende su oficio No. AI-93-2007 del 21 de marzo del año en curso, recibido en este Despacho el 28 siguiente, en el que consulta si procede el pago de viáticos a miembros del Comité Cantonal de Deportes y Recreación, a funcionarios de las Unidades Técnicas de Gestión Vial y a inspectores municipales. En atención a su solicitud se responden las preguntas en el mismo orden que se plantearon: 1-. Los Comités Cantonales de Deportes y Recreación son órganos adscritos a la Municipalidades, en ese sentido se ha pronunciado la Procuraduría General de la República: “... los comités cantonales, no son organizaciones independientes, sino que son órganos colegiados de naturaleza pública, con personalidad jurídica instrumental, y que al estar adscritos a los gobiernos locales, debe entenderse que forman parte de la estructura organizativa de las municipalidades, y por ello se encuentran sometidos a su control. Dichos órganos ejercen  funciones determinadas en materia deportiva y recreativa, que son propias de los gobiernos locales, pero que en virtud de criterios de desconcentración y eficiencia, el legislador dispuso que se le asignaran a tales  Comités” (dictamen C-174-2001). “No queda la menor duda de que los Comités Cantonales de Deportes, desde el punto de vista jurídico, no son organizaciones independientes, sino más bien órganos colegiados de naturaleza pública, dotados por el legislador de personalidad jurídica instrumental, con una relación de adscripción a los gobiernos loc ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales PAGE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales 3 Sr. Rafael A. Umaña C. 27 de marzo, 2007 Al contestar refiérase al oficio No. 03217 27 de marzo, 2007 FOE-SM-0550 Señor Rafael Ángel Navarro Umaña Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE COTO BRUS Puntarenas Estimado señor: Asunto: Aprobación parcial del presupuesto extraordinario Nro. 2-2007 de la Municipalidad de Coto Brus. Con la aprobación parcial de la Contraloría General de la República, se remite el presupuesto extraordinario Nro. 2-2007 de la Municipalidad de Coto Brus. Sobre el particular se le indica lo siguiente: 1. Se aprueba entre otros: 1.1 La transferencia del Consejo Nacional de Política Pública de la Persona Joven, por un monto de ¢889.671,00, sujeta a que sea aprobada por la Junta Directiva de dicho Consejo. Además, debe reclasificarse en Transferencias corrientes de Órganos Desconcentrados y reflejarse así en los informes de ejecución presupuestaria y en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP). 1.2 La suma de ¢230.000,00 que se separa en la liquidación por concepto de “Embargos empleados municipales” y que se aplica a Reintegros o devoluciones, como caso de excepción y con base en las justificaciones aportadas, no obstante, se aclara que los movimientos que se generan de embargos a los salarios de los empleados no se manifiestan a nivel presupuestario sino a nivel de planillas, ya que en estos casos el contenido presupuestario existe, por lo que las retenciones que se hagan no producen afectación en las partidas presupuestarias correspondientes. 1.3 El contenido presupuestario para hacer frente al aumento de salarios del primer y segundo semestre del 2006 y primer semestre del 2007. Lo anterior, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 100 del Código Municipal vigente y el índice de costo de vida determinado, en su oportunidad, por ...