PAGE 3 DIVISION DE ASESORIA Y GESTION JURIDICA Al contestar refiérase al oficio N° 12853 30 de octubre de 2007 DAGJ-1340-2007 Licenciada Maribel Cubillo Flores Directora Ejecutiva COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE COSTA RICA Estimada señora: Asunto: Solicitud de autorización para el nombramiento interino del auditor interno. Nos referimos a su oficio Nº CCP-DE-416-2007, del 12 de octubre de 2007, recibido en este órgano contralor el 16 de octubre siguiente, mediante el cual solicita, en virtud del acuerdo de Junta Directiva No. 603-2007 de la Sesión Ordinaria Nº 022-2007, la autorización para que el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica pueda nombrar interinamente a un Auditor Interno por un período de seis meses, mientras se aclara si se debe o no contar con un reglamento para el nombramiento indefinido. Sobre el particular, nos permitimos indicarle que el punto 4.1 de los “Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor interno, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos (L-1-2006-CO-DAGJ)”, publicado en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre de 2006, establece los requisitos que debe contener la solicitud de autorización para el nombramiento interino del auditor interno. Dispone en lo conducente dicho numeral: “4.1 Requisitos de la solicitud de autorización de nombramientos interinos. El documento mediante el cual se formula ante la Contraloría General de la República la solicitud de autorización de nombramiento interino de auditor o subauditor interno, deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) El oficio de solicitud deberá dirigirse al titular de la División de Asesoría y Gestión Jurídica de la Contraloría General de la República. b) La solicitud deberá estar debidamente motivada, sustentada en la actuación de la Administración y suscrita por el jerarca de la respectiva institución. En caso de que se trate de un órgano colegiado, deberá estar firmada por el funcionario que ostente ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área De Servicios Municipales PAGE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales Sr. Arturo Vargas Ríos 2 30 de octubre, 2007 Al contestar refiérase al oficio No. 12759 30 de octubre, 2007 FOE-SM-1929 Señor Arturo Vargas Ríos Secretario Municipal MUNICIPALIDAD DE DOTA Estimado señor: Asunto: Informe Nro. DFOE-SM-30-2007, sobre el resultado del estudio del presupuesto ordinario para el año 2008 de la Municipalidad de Dota. Para lo de su competencia y en especial lo que señala el artículo 99 del Código Municipal, se le informa que con fundamento en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 175 y 184 de la Constitución Política de la República, 18 de su Ley Orgánica Nro. 7428 y otras leyes conexas, se analizó el presupuesto ordinario de esa Municipalidad y su correspondiente plan operativo anual para el ejercicio económico 2008, aprobados por el Concejo Municipal, según consta en el acta de la sesión extraordinaria Nro. 18, celebrada el 20 de setiembre y remitidos con nota sin número de fecha 24 de setiembre del 2007, recibida el 1 de octubre; así como la documentación complementaria aportada como apoyo de tales documentos, anexa a ellos. El estudio se realizó de conformidad con la normativa jurídica aplicable según las circunstancias, con la normativa técnica que rige la materia y con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República, según su competencia. Efectuado el estudio correspondiente se determinó lo siguiente: La municipalidad como ente público que es se encuentra sometida al principio de legalidad (artículos 11 constitucional y de la Ley General de la Administración Pública), en consecuencia, sus actos deben estar apegados al ordenamiento jurídico. En ese sentido, la Municipalidad de Dota no cumple con lo establecido en el artículo 176 de la Constitución Política, 91 del Código Municipal y 5 inc ...

PAGE 2 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 12484 22 de octubre del 2007 DCA-3515 Señor José Valverde Monge Alcalde Municipalidad de Dota Dota, Cartago Estimado señor: Asunto: Se devuelve sin refrendo por no requerirlo contrato de alquiler de maquinaria para conformación, limpieza y relastreo en el camino a San Joaquín. Licitación Abreviada N0 2007 LA-000008-PMDOTA. Nos referimos a su oficio sin número del 28 de agosto, recibido en esta Contraloría General el 5 de octubre, mediante el cual nos remite para su estudio y eventual aprobación Contrato de Alquiler de maquinaria para conformación, limpieza y relastreo en el camino a San Joaquín. Licitación Abreviada N0 2007 LA-000008-PMDOTA. Para dicha contratación, a efectos de que sea refrendada por esta Oficina, debe aplicarse lo dispuesto por Resolución R-CO-7-2007 de las once horas 21 de febrero del 2007, publicada en la Gaceta No. 43 del 01 de marzo del presente año del Despacho de la Contralora General, en relación con los presupuestos de adquisición de bienes y servicios no personales de cada institución. Para el caso de dicha Municipalidad se encuentra clasificada en el estrato I, se indica que el presupuesto de adquisición de bienes y servicios no personales es de ¢102.10 millones por lo que requieren refrendo contralor aquellas contrataciones iguales o superiores a ¢22.500.000,00. Así las cosas, y dado que el monto del contrato es de ¢17.920.000,00, y por lo tanto no llega la suma exigida por su estrato presupuestario, se devuelve sin el refrendo el documento de cita, quedando el mismo bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración. No obstante, previo a la ejecución del contrato se requiere de la aprobación interna tal y como lo dispone el artículo 10 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Queda bajo la responsabilidad de esa Administración el haber seguido el procedimiento que correspondía y en e ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios Municipales PAGE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales 2 Sr. José Angel Valverde Monge 27 de agosto, 2007 Al contestar refiérase al oficio Nº 09835 27 de agosto, 2007 FOE-SM-1541 Señor José Ángel Valverde Monge Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE DOTA San José Estimado señor: Asunto: Aprobación parcial del presupuesto extraordinario Nro. 3-2007 de la Municipalidad de Dota por un monto de ¢185.961.316,33. Con la aprobación parcial de la Contraloría General de la República, se remite el presupuesto extraordinario Nro. 3-2007 de la Municipalidad de Dota. Al respecto se le indica lo siguiente: 1. Se imprueba: 1.1 El contenido presupuestario para la creación de una plaza de asistente de rentas con cargo a sueldos fijos, por cuanto no remitieron las justificaciones sobre su necesidad y conveniencia, en función de la ampliación de servicios o en la prestación de uno nuevo, ni tampoco señalan que la misma obedece a estudios técnicos debidamente fundamentados y que está incorporada en el Manual descriptivo de puestos de esa Municipalidad, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 100 y 120 del Código Municipal. Las sumas resultantes de esta improbación deberán quedar como remanentes en las respectivas subpartidas. 1.2 La aplicación de los recursos originados en el superávit específico “Fondo impuesto bienes inmuebles, 76% Ley 7729”, por la suma de ¢1.093.384,52 destinados a gastos de la administración, por cuanto se incumple lo establecido en la Ley Nro. 7729, en el sentido de que solo puede disponerse para gastos administrativos, hasta un 10% del monto que les corresponde del tributo, el cual ya fue utilizado en su oportunidad. Los recursos improbados deberán trasladarse a la partida “Cuentas Especiales” en la subpartida “Sumas con destino específico sin asignación presupuestaria” del programa I y así reflejarse en los informes de ejecu ...

PAGE 3 DIVISION DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº 09639 22 de agosto, 2007 DCA-2837 Señor José Valverde Monge Alcalde Municipalidad de Dota Estimado señor: Asunto: Se autoriza modificar el procedimiento de licitación abreviada a contratación directa para la compra de 2580 sacos de cemento, por una suma de ¢11.000.000.00. Nos referimos a sus oficios sin número de fecha 8 de agosto de 2007, recibidos en esta Contraloría General el 9 y 17 de agosto, respectivamente, mediante los cuales solicita autorización para modificar el procedimiento de licitación abreviada a contratación directa, para comprar 2580 sacos de cemento (1810 sacos para realizar una base estabilizada en el camino San Gerardo, por un monto de ¢7.000.000.00) y 770 sacos para realizar una base estabilizada con cemento en los cuadrantes de Copey, por un valor de ¢4.000.000.00), por un monto total de ¢11.000.000.00. Fundamenta la gestión en lo dispuesto por el artículo 30 de la Ley de Contratación Administrativa. I. Justificación de la solicitud: Señala esa Municipalidad que ha promovido dos licitaciones abreviadas (Nos. 2007LA-000010PMDOTA y 2007LA-000011-PMDOTA), para la "Compra de cemento para el camino San Gerardo de Dota y para los cuadrantes de Copey" y que, a pesar de haber enviado invitación a cinco proveedores potenciales (Holcim, Cemex Costa Rica, Ferretería Lena, Materiales El Caprintero y Coopedota) ninguno presentó oferta, razón por la cual el Concejo Municipal, acordó declarar infructuosos dichos procedimientos, tal como consta en el acta de aperturas de ofertas. Manifiesta que es urgente para esa Administración realizar la compra de los sacos de cemento, dado que es necesario realizar las bases estabilizadas lo antes posible, con el propósito de asfaltar ambas secciones de esos caminos lo antes posible y así brindarles a los habitantes de esas comunidades mejores caminos. La estimación de esta compra es de ...

PAGE 2 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 09326 13 de agosto 2007 DCA-2749 Señor José Valverde Monge Alcalde Municipalidad de Dota Santa María de Dota San José Estimado señor: Asunto: Se autoriza modificación de autorización de contratación directa otorgada a la Municipalidad de Dota para colocar una malla alrededor del tanque construido, poner tubería desde naciente hasta el tanque y de éste al centro de Santa María de Dota, así como la mano de obra y la reparación de las vías afectadas; y se aprueba contrato y adenda suscritos entre esa Municipalidad y la empresa Constructora Montero S.A. para la instalación de la red de conducción y distribución del acueducto (contratación directa CDA-2006-0003). Nos referimos a su oficio No. sin número de fecha 13 de julio del presente año, adicionado por notas del 13 de agosto firmadas por su persona y el representante de la empresa contratista, mediante el cual nos remite para refrendo, adenda a contrato suscrito entre esa corporación municipal y la empresa Constructora Montero S.A. para la instalación de la red de conducción y distribución del acueducto. I. Antecedentes y consideraciones para resolver 1. Mediante Oficio No. 7064 del 24 de junio del 2004, se autorizó a la Municipalidad de Dota a contratar en forma directa el negocio de cita. Entre las condiciones bajo las cuales se otorgó dicha autorización se encontraba que el monto de la contratación sería de ¢25.302.213, 20. 2. Los recursos que la Municipalidad dispondrá para hacerle frente a las erogaciones derivadas de la relación negocial, provienen de un préstamo suscrito con el IFAM y de un convenio y adendas suscritos con el MIDEPLAN y el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados. 3. Este último convenio ha sufrido múltiples modificaciones. La más reciente estipuló que el plazo para ejecutar la obra sería hasta el 31 de diciembre del 2007. 4. La Municipalidad suscribió un contrato con la ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios Municipales PAGE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales 2 Al contestar refiérase al oficio Nº 03437 2 de abril, 2007 FOE-SM-0598 Señor José Ángel Valverde Monge Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE DOTA San José Estimado señor: Asunto: Aprobación del presupuesto extraordinario Nro. 2-2007 de la Municipalidad de Dota. Con la aprobación de la Contraloría General de la República, se remite el presupuesto extraordinario Nro. 2-2007 de la Municipalidad de Dota. Este documento, al igual que el presupuesto extraordinario Nro. 1, no han sido incluidos en el Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos (SIPP), incumpliéndose con lo indicado en la directriz D-2-2005-CO-DFOE publicada en La Gaceta Nro. 131 del 7 de julio de 2005, por lo que deberá ser ingresado con la mayor brevedad. Finalmente, se recuerda que a la fecha no se ha dado efectivo cumplimiento a las disposiciones giradas por esta Contraloría General en el acápite 5 incisos a) y b) , del informe Nro. DFOE-SM-195-2006, relativo a la aprobación parcial del presupuesto ordinario 2007 de esa Municipalidad. En virtud de la importancia de contar con dicha información y de que ha vencido el plazo señalado y no se ha recibido respuesta, favor suministrarla en el transcurso de los próximos 20 días hábiles. Atentamente, Lic. Luis Navarro Campos Gerente de Área a.í. HNGS/LNC/scg Ci: Concejo Municipal Expediente: Pres. Ext. 2007 Archivo Central NI: 5262 2006005395-4 ? El acuerdo donde el Concejo Municipal aprobó los rebajos en las partidas de egresos comunicados mediante nota de fecha 15 de enero del año en curso así como la indicación de que los mismos fueron registrados en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP). ] ...

PAGE 5 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio N° 01923 26 de febrero de 2007 DAGJ-0198-2007 Licenciada Giselle Chacón Araya Secretaria Junta Directiva COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE COSTA RICA Estimada señora: Asunto: Solicitud de criterio sobre la posibilidad de que ante una ausencia del Auditor Interno, el Fiscal de la Junta Directiva, o bien, el Jefe del Departamento de Fiscalía, pudiera proceder a la labor de la legalización de los Libros de Actas de la Junta Directiva. Con el ruego de que se haga del conocimiento del Concejo Municipal, damos respuesta a su oficio número CCP-UAR 154-2007 de 05 de febrero de 2007, remitido a esta Contraloría General el 08 de febrero siguiente, mediante el cual solicita el criterio de éste órgano de control y fiscalización de la Hacienda Pública en relación la posibilidad de que ante una ausencia del Auditor Interno, el Fiscal de la Junta Directiva, o bien, el Jefe del Departamento de Fiscalía, pudiera proceder a la labor de la legalización de los Libros de Actas de la Junta Directiva. Criterio del despacho: Primeramente, no está de más recordar que según el artículo 10 de la Ley General de Control Interno, los jerarcas y los titulares subordinados de cada ente u órgano serán responsables de establecer, mantener y perfeccionar sus sistemas de control. Así mismo, el artículo 20 de la Ley General de Control Interno dispone la obligación para la Institución de contar con un Auditor Interno, pues resulta de primordial importancia el interés institucional de contar con un funcionario encargado de fiscalizar la gestión de la administración. Aunado a lo anterior, se debe tener presente lo que señala el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, en el Capítulo II. Normas generales relativas al ambiente de control, inciso 2.1, que indica: “2.1 Ambiente propicio para el control. L ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios Municipales PAGE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales 2 Al contestar refiérase al oficio Nº 01988 28 de febrero, 2007 FOE-SM-0353 Señor José Ángel Valverde Monge Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE DOTA San José Estimado señor: Asunto: Aprobación del presupuesto extraordinario Nro. 1-2007 de la Municipalidad de Dota. Con la aprobación de la Contraloría General de la República, se remite el presupuesto extraordinario Nro. 1-2007 de la Municipalidad de Dota. Este documento no ha sido incluido en el Sistema de Información sobre Presupuestos Públicos (SIPP), incumpliéndose con lo indicado en la directriz D-2-2005-CO-DFOE publicada en La Gaceta Nro. 131 del 7 de julio de 2005, por lo que deberá ser ingresado con la mayor brevedad. Atentamente, Licda. Giselle Segnini Hurtado Gerente de Área HNGS/LNC/scg Ci: Concejo Municipal Expediente: Pres. Ext. 2007 Archivo Central NI: 2977 2006005395-3 ] ...

2 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No.01184 5 de febrero, 2007 DCA-455 Señor José Ángel Valverde Monge Alcalde Municipal Municipalidad de Dota San José Estimado señor: Asunto: Se deniega modificación de autorización de contratación directa de la Municipalidad de Dota para colocar una malla alrededor del tanque construido; poner la tubería desde la naciente hasta el tanque y desde éste, al centro de Santa María de Dota; así como la mano de obra y la reparación de las vías afectadas; y se imprueba el contrato para la instalación de red de conducción y distribución del acueducto suscrito con la empresa Constructora Montero S.A. (Contratación directa No. CDA-2006-0003) Nos referimos al oficio sin número de fecha 5 de diciembre del 2006, mediante el cual solicita autorización para modificar la autorización de contratación directa para colocar una malla alrededor del tanque construido; poner la tubería desde la naciente hasta el tanque y desde éste, al centro de Santa María de Dota; así como la mano de obra y la reparación de las vías afectadas, autorización otorgada por este órgano contralor mediante oficio No. 7064 del 2004. Específicamente se solicita modificar el límite al monto de la contratación. A su vez, se solicita el refrendo del contrato suscrito con la empresa Constructora Montero S.A., para la instalación de red de conducción y distribución del acueducto, contratación que se deriva de la autorización recién citada. Sobre el particular nos permitimos indicar que según nota del 24 de enero del 2007, firmada por la Tesorera Municipal, señora Rosa Inés Elizondo Fallas, el disponible para hacerle frente a esta contratación se incluirá en el presupuesto extraordinario de liquidación del 2007. En ese sentido, y siendo que a la fecha no se cuenta con los recursos para honrar las obligaciones de este negocio jurídico, nos vemos en la obligación de denegar la modificación a la autorización de contratación ...